Interni akt o poslovanju

I. Opće odredbe

Članak 1. Ovim Internim aktom o poslovanju uređuje se način organizacije i obavljanja poslovanja obrta Dominium Properties, osobito u dijelu koji se odnosi na:

• organizaciju poslovanja
• zaprimanje i obradu naloga klijenata
• sklapanje ugovora o posredovanju
• provjeru dokumentacije i pravnog statusa nekretnina
• oglašavanje nekretnina
• komunikaciju s kupcima, prodavateljima, najmodavcima i najmoprimcima
• organizaciju i evidentiranje razgledavanja
• vođenje evidencije o posredovanju
• naplatu posredničke naknade
• zaštitu osobnih podataka
• čuvanje poslovne dokumentacije i poslovne tajne
• sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma
• profesionalno i etično postupanje
• postupanje u slučaju prigovora i reklamacija
• korištenje poslovnih digitalnih sustava i komunikacijskih kanala

Članak 2. Dominium Properties posluje u skladu s važećim propisima Republike Hrvatske, osobito propisima kojima se uređuje posredovanje u prometu nekretnina, obvezni odnosi, vlasništvo i druga stvarna prava, zemljišne knjige i katastar, prostorno uređenje i gradnja, zaštita potrošača, zaštita osobnih podataka, sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma, računovodstvo i porezne obveze, zaštita poslovne tajne te elektroničko poslovanje i komunikacija.

Ovaj interni akt primjenjuje se zajedno s Općim uvjetima poslovanja, Cjenikom, ugovorima o posredovanju i drugim internim procedurama Posrednika.

II. Organizacija poslovanja

Članak 3. Poslovanje Dominium Properties organizira vlasnik Karlo Stanić, odnosno druge osobe koje su za pojedine poslove ovlaštene od strane vlasnika.

Vlasnik je odgovoran za zakonitost poslovanja, organizaciju poslovnih procesa, sklapanje i kontrolu ugovora, pravilno vođenje evidencija, zaštitu dokumentacije i podataka, komunikaciju s klijentima, nadzor nad izvršavanjem ugovorenih obveza te usklađenost poslovanja s važećim propisima.

Članak 4. Svi poslovi posredovanja moraju se obavljati profesionalno, savjesno i s povećanom pažnjom, prema pravilima struke i dobrim poslovnim običajima.

U poslovanju se osobito primjenjuju načela zakonitosti, transparentnosti, povjerljivosti, profesionalnosti, jednakog postupanja prema klijentima, zaštite interesa nalogodavca, točnog informiranja i izbjegavanja sukoba interesa.

III. Zaprimanje klijenta i naloga

Članak 5. Prije početka aktivnog posredovanja prikupljaju se osnovni podaci o klijentu i predmetu posredovanja.

Kod prodaje nekretnine potrebno je, u pravilu, utvrditi: identitet vlasnika odnosno nalogodavca; njegov odnos prema nekretnini; osnovne podatke o nekretnini; vlasničko stanje; postojeće terete i prava trećih osoba; površinu i tehničke karakteristike; način stjecanja nekretnine kada je relevantan; dokumentaciju kojom raspolaže vlasnik; očekivanu odnosno traženu cijenu; te okolnosti koje mogu biti važne za prodaju.

Kod kupca se, ovisno o okolnostima, utvrđuju osnovne informacije o njegovim potrebama, financijskim mogućnostima, načinu financiranja i kriterijima kupnje.

Članak 6. Prije oglašavanja nekretnine Dominium Properties mora imati sklopljen odgovarajući pisani ugovor o posredovanju s nalogodavcem. Nekretnina se ne smije oglašavati bez prethodno sklopljenog ugovora o posredovanju.

IV. Ugovor o posredovanju

Članak 7. Ugovor o posredovanju sklapa se u pisanom obliku i na određeno vrijeme. Prije sklapanja ugovora klijentu se omogućuje upoznavanje s Općim uvjetima poslovanja i Cjenikom.

Ugovor mora sadržavati sve podatke propisane važećim propisima. Sastavni dio ugovora čini važeći Cjenik u trenutku sklapanja ugovora, s naznačenim datumom i godinom.

Članak 8. Prije potpisa ugovora klijentu se, prema potrebi, objašnjava predmet ugovora, trajanje ugovora, vrsta posredovanja, visina posredničke naknade, trenutak nastanka prava na naknadu, dodatni troškovi, prava i obveze ugovornih strana, mogućnost ugovaranja isključivog posredovanja te uvjeti prestanka ugovora.

Klijent mora imati mogućnost postaviti pitanja i dobiti razumljivo objašnjenje ugovornih odredbi.

V. Provjera nekretnine

Članak 9. Prije ozbiljnog oglašavanja i predstavljanja nekretnine na tržištu provodi se osnovna provjera dokumentacije. Provjera, ovisno o vrsti nekretnine, obuhvaća:

• zemljišnoknjižni izvadak
• katastarske podatke
• identitet vlasnika
• površinu i opis nekretnine
• terete i zabilježbe
• legalnost i dokumentaciju o građenju kada je relevantno
• uporabljivost objekta
• namjenu zemljišta
• pristup nekretnini
• postojeće služnosti i druga prava
• energetski certifikat kada je primjenjivo
• druge dokumente važne za konkretni pravni posao

Članak 10. Ako postoji nesklad između stvarnog stanja, zemljišnih knjiga, katastra ili dostupne dokumentacije, klijent se o tome mora upozoriti prije poduzimanja daljnjih radnji u vezi s prodajom. Dominium Properties ne smije svjesno predstavljati netočan ili nepotpun podatak kao činjenicu.

Ako se utvrdi pravna ili činjenična okolnost koju nije moguće pouzdano razjasniti, klijentu se preporučuje pribavljanje mišljenja odvjetnika, javnog bilježnika, ovlaštenog geodeta, arhitekta ili drugog odgovarajućeg stručnjaka.

VI. Oglašavanje nekretnina

Članak 11. Oglašavanje mora biti istinito, jasno, profesionalno i ne smije dovoditi potencijalnog kupca ili najmoprimca u zabludu.

Oglas, kada je primjenjivo, mora sadržavati stvarni opis nekretnine, lokaciju, površinu, bitne karakteristike, cijenu ili drugi relevantan podatak, fotografije koje odgovaraju stvarnom stanju, podatke potrebne za identifikaciju Posrednika te druge informacije propisane zakonom ili dogovorene s nalogodavcem.

Članak 12. Fotografije, videozapisi, tlocrti i drugi materijali moraju prikazivati nekretninu na način koji ne stvara lažan dojam o njezinoj veličini, stanju ili karakteristikama. U oglasima se ne smiju namjerno skrivati okolnosti koje bi prosječnom kupcu mogle biti bitne za odluku o kupnji.

VII. Komunikacija s klijentima

Članak 13. Komunikacija s klijentima može se obavljati osobno, telefonom, elektroničkom poštom, putem službenih aplikacija za komunikaciju i drugim poslovnim kanalima. Bitne informacije vezane uz posao potrebno je, kada je moguće, potvrditi u pisanom obliku.

Osobito se pisanim putem potvrđuju dogovorena cijena, promjene cijene, prihvat ili odbijanje ponude, bitni uvjeti pregovora, dogovoreni troškovi, promjene ugovornih odnosa te dogovori koji mogu utjecati na pravo na posredničku naknadu.

Članak 14. Zabranjeno je klijentu davati svjesno netočne informacije radi ostvarivanja posredničke naknade. Posrednik ne smije prikrivati poznate okolnosti koje bi mogle bitno utjecati na odluku klijenta o sklapanju pravnog posla.

VIII. Razgledavanje nekretnine

Članak 15. Razgledavanje nekretnine organizira se u dogovoru s vlasnikom i zainteresiranom osobom. O svakom razgledavanju, kada je to potrebno radi dokazivanja izvršene radnje posredovanja, sastavlja se odnosno potpisuje potvrda o razgledavanju.

Potvrda o razgledavanju ne predstavlja ugovor o posredovanju i ne smije sadržavati obvezu treće osobe na plaćanje posredničke naknade ako za to ne postoji odgovarajući ugovorni odnos.

Članak 16. Prilikom razgledavanja posrednik je dužan voditi računa o sigurnosti osoba, zaštiti imovine vlasnika i povjerljivosti podataka. Klijentima se ne daju ključevi nekretnine bez odgovarajuće autorizacije.

IX. Pregovori i ponude

Članak 17. Sve ponude, protuponude i bitni uvjeti pregovora prenose se zainteresiranim stranama točno i bez namjernog mijenjanja sadržaja. Posrednik ne smije bez suglasnosti stranke otkrivati povjerljive informacije drugoj strani, osim kada je njihovo otkrivanje potrebno zbog zakonske obveze ili izvršenja ugovora.

Članak 18. Posrednik ne odlučuje umjesto klijenta hoće li prihvatiti ili odbiti ponudu. Odluku o prihvatu ponude donosi nalogodavac, osim ako je drugačije izričito i zakonito ugovoreno.

X. Evidencija posredovanja

Članak 19. Dominium Properties vodi evidenciju o svim sklopljenim ugovorima o posredovanju. Evidencija se vodi u fizičkom i/ili elektroničkom obliku na način koji omogućava preglednost, točnost, zaštitu podataka i naknadnu kontrolu.

Za svaki predmet, kada je primjenjivo, evidentiraju se podaci o nalogodavcu, predmet posredovanja, vrsta pravnog posla, vrsta nekretnine, adresa nekretnine, katastarski i zemljišnoknjižni podaci, tehnički podaci, energetski razred, ugovorena cijena, cijena po m², iznos posredničke naknade, obveznik plaćanja naknade, važeći Cjenik, ugovor o posredovanju, dokumentacija nekretnine, potvrde o razgledavanju, relevantna komunikacija i ponude te podaci o realizaciji ili prestanku posredovanja.

Članak 20. Dokumentacija se čuva na način koji sprječava gubitak, neovlašteni pristup, izmjenu, uništenje te neovlašteno kopiranje ili prosljeđivanje.

XI. Posrednička naknada i troškovi

Članak 21. Visina posredničke naknade određuje se ugovorom o posredovanju i važećim Cjenikom. Pravo na posredničku naknadu nastaje u skladu s ugovorom i važećim propisima. Naknada se ne smije naplaćivati protivno zakonu, ugovoru ili Cjeniku.

Članak 22. Dodatne usluge i troškovi koji nisu obuhvaćeni osnovnim posredovanjem mogu se naplatiti samo ako su unaprijed odgovarajuće ugovoreni s klijentom.

XII. Sprječavanje pranja novca

Članak 23. Dominium Properties provodi mjere propisane propisima o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma. Prije odnosno tijekom poslovnog odnosa, kada je to propisano, provodi se identifikacija i provjera identiteta klijenta, kao i druge propisane mjere.

Članak 24. Posebna pažnja posvećuje se okolnostima kao što su neobično složene transakcije, neuobičajeni izvori novca, korištenje većeg broja povezanih osoba, zahtjevi za neuobičajen način plaćanja, nesklad između financijskih mogućnosti klijenta i vrijednosti transakcije, pokušaji prikrivanja stvarnog vlasnika te transakcije bez jasne gospodarske svrhe.

U slučaju sumnje postupa se u skladu s posebnim propisima i internim procedurama za sprječavanje pranja novca.

XIII. Zaštita osobnih podataka

Članak 25. Dominium Properties obrađuje osobne podatke samo u opsegu potrebnom za zakonito i uredno obavljanje poslovanja.

Osobni podaci koriste se osobito radi sklapanja i izvršavanja ugovora, komunikacije s klijentima, izvršavanja zakonskih obveza, vođenja poslovne dokumentacije, izdavanja računa, ostvarivanja i zaštite pravnih zahtjeva te drugih zakonitih poslovnih svrha.

Članak 26. Osobni podaci ne smiju se dostavljati trećim osobama bez odgovarajuće pravne osnove. Posebna pažnja posvećuje se zaštiti osobnih iskaznica, OIB-a, kontakt podataka, bankovnih podataka, vlasničke dokumentacije, podataka o financiranju te drugih osobnih podataka klijenata.

Obrada podataka prikupljenih putem web stranice dodatno je opisana u Pravilima o privatnosti i kolačićima.

XIV. Poslovna tajna

Članak 27. Povjerljivim informacijama smatraju se svi podaci do kojih Posrednik dođe tijekom poslovnog odnosa, a koji nisu javno dostupni i čije bi otkrivanje moglo prouzročiti štetu klijentu ili Posredniku. Obveza čuvanja poslovne tajne traje i nakon prestanka poslovnog odnosa.

XV. Sukob interesa

Članak 28. Posrednik je dužan izbjegavati situacije u kojima bi osobni ili poslovni interes mogao utjecati na nepristrano postupanje prema klijentu. Ako postoji mogući sukob interesa, klijent se o tome obavještava na primjeren način prije nastavka postupanja.

Posrednik ne smije koristiti povjerljive informacije stečene od jednog klijenta radi ostvarivanja vlastite koristi ili koristi drugog klijenta.

XVI. Prigovori i reklamacije

Članak 29. Klijent može podnijeti prigovor ili reklamaciju osobno, poštom ili elektroničkim putem. Svaki zaprimljeni prigovor evidentira se i razmatra bez nepotrebnog odgađanja.

Članak 30. Prilikom rješavanja prigovora utvrđuju se predmet prigovora, relevantne činjenice, ugovorne obveze, provedene radnje, dokumentacija i komunikacija, eventualne povrede obveza te način rješavanja prigovora. Odgovor klijentu mora biti jasan, profesionalan i obrazložen.

XVII. Digitalno poslovanje

Članak 31. Službena elektronička komunikacija vodi se putem poslovnih komunikacijskih kanala. Dokumenti koji predstavljaju dokaz o poslovnom odnosu moraju se pohranjivati na odgovarajuće mjesto i na način koji omogućava njihovo kasnije pronalaženje.

Članak 32. Pristup poslovnim računima, dokumentima, bazama podataka i drugim digitalnim sustavima mora biti zaštićen odgovarajućim lozinkama i drugim sigurnosnim mjerama. Lozinke se ne smiju dijeliti s neovlaštenim osobama.

XVIII. Suradnja s drugim posrednicima

Članak 33. Dominium Properties može surađivati s drugim posrednicima u prometu nekretnina radi kvalitetnijeg povezivanja nalogodavaca i potencijalnih kupaca, prodavatelja, najmodavaca ili najmoprimaca. Suradnja mora biti jasno dogovorena, a raspodjela naknade i odgovornosti mora biti unaprijed određena.

Ako se ugovor o posredovanju prenosi na drugog posrednika, mora se postupati u skladu s uvjetima propisanim važećim propisima i ugovorom s nalogodavcem.

XIX. Postupanje s dokumentacijom

Članak 34. Za svaki aktivni predmet formira se zasebna poslovna mapa, fizička i/ili digitalna. Mapa može sadržavati:

• ugovor o posredovanju
• Cjenik
• Opće uvjete poslovanja
• identifikacijsku dokumentaciju
• vlasničku dokumentaciju
• katastarsku dokumentaciju
• građevinsku i uporabnu dokumentaciju
• energetski certifikat
• fotografije i marketinške materijale
• potvrde o razgledavanju
• ponude i protuponude
• relevantnu komunikaciju
• dokumentaciju vezanu uz sklapanje pravnog posla
• račun i dokumentaciju vezanu uz naplatu

XX. Odgovornost za poslovanje

Članak 35. Vlasnik Dominium Properties odgovoran je za organizaciju i zakonitost poslovanja te osigurava da se poslovi posredovanja obavljaju samo na način dopušten važećim propisima.

Osobe koje sudjeluju u poslovanju dužne su postupati prema ovom Internom aktu, Općim uvjetima poslovanja, Cjeniku i uputama vlasnika.

XXI. Zabranjene radnje

Članak 36. U poslovanju Dominium Properties osobito je zabranjeno:

• oglašavati nekretninu bez odgovarajućeg ugovora o posredovanju
• svjesno objavljivati netočne podatke
• prikrivati bitne informacije od klijenta
• naplaćivati naknadu protivno ugovoru ili zakonu
• zahtijevati nedopuštenu naknadu od osobe koja za to nema ugovornu obvezu
• neovlašteno koristiti osobne podatke
• neovlašteno prosljeđivati poslovnu dokumentaciju
• krivotvoriti ili mijenjati poslovnu dokumentaciju
• obavljati poslove izvan ovlasti
• dovoditi klijenta u zabludu radi ostvarivanja poslovne koristi

XXII. Nadzor i ažuriranje akta

Članak 37. Ovaj Interni akt pregledava se najmanje jednom godišnje i svaki put kada dođe do značajne promjene zakonskih ili poslovnih uvjeta. Za izmjene i dopune Akta odgovoran je vlasnik Posrednika.

Ako je neka odredba ovog Akta protivna prisilnom propisu, neposredno se primjenjuje važeći propis, a sporna odredba uskladit će se bez odgađanja.

XXIII. Završne odredbe

Članak 38. Ovaj Interni akt stupa na snagu danom donošenja. Svi zaposlenici, suradnici i druge osobe koje sudjeluju u poslovanju Dominium Properties dužni su upoznati se s njegovim sadržajem i pridržavati se njegovih odredbi u dijelu koji se na njih odnosi.

Članak 39. Ovaj Interni akt čuva se u poslovnoj dokumentaciji Posrednika i dostupan je osobama koje su ovlaštene za obavljanje poslova u Dominium Properties.